Archiwizacja poczty i journaling poczty firmowej

Archiwizacja poczty firmowej

Niezależnie od tego, jak dużej firmy jesteś częścią, czy jesteś jej pracownikiem czy właścicielem, na pewno każdego dnia wysyłasz i odbierasz przynajmniej kilka wiadomości e mail. Poczta elektroniczna to obecnie najszybszy i najwygodniejszy sposób komunikacji ze współpracownikami, klientami i partnerami biznesowymi.

Wiele firm wprost mówi, że e maile to jeden z najważniejszych elementów całej organizacji i jeden z najbardziej wartościowych jej zasobów. Znajdujące się w programie Outlook wiadomości mają znaczenie prawne tak duże jak dokumenty w formie papierowej, dlatego należy je przechowywać z zastrzeżeniem wymogów prawnych. Dlatego dane ze skrzynek pocztowych w obrębie firmy należy chronić, a nie tylko je usuwać.

Jako że wiadomości e mail mogą służyć do ochrony firmy w przypadku sporów prawnych, dokumentują bowiem konwersacje i są doskonałym repozytorium informacji z możliwością wyszukiwania, backup poczty firmowej to dziś nie opcja, ale wymagany standard. Oczywiście rosnąca ilość wiadomości i załączników może przeciążać serwery, a dodatkowo niezwykle konieczne jest odpowiednie rozwiązanie w zakresie konfliktu pomiędzy prawnym obowiązkiem przechowywania danych a kwestią RODO. Jak więc najbardziej optymalnie i zgodnie z prawem archiwizować firmową pocztę elektroniczną?

Archiwizacja poczty elektronicznej w firmie – dlaczego warto?

Archiwizacja poczty e mail przynosi firmie wiele korzyści, nie tylko w przypadku wystąpienia awarii. Przede wszystkim zmniejsza obciążenie serwerów e-mail i tym samym obniża koszty. Coraz bardziej złożone kopie zapasowe mają duży wpływ na obciążenie środowisk IT oraz wydatki na nie, dlatego administrator serwera powinien regularnie dbać o regularne archiwizowanie poczty pracowników.

Dodatkowo eliminuje to konieczność używania limitów skrzynek pocztowych i przenoszenia wiadomości do plików PST. Nie jest konieczne żmudne i długie wyszukiwanie konkretnych wiadomości – zamiast tego masz pewność, że żadna ważna wiadomość nie zostanie usunięta np. przez pracownika, który w swojej skrzynce zmagał się z limitem wiadomości.

Dzięki archiwizacji poczty e mail znika problem rozproszonych na różnych serwerach i komputerach różnych użytkowników e maili. Wszystkie e maile przechowywane są w jednym, scentralizowanym miejscu. Jest to niezwykle pomocne w przypadku awarii – odpowiednie narzędzia znacznie przyspieszą proces odzyskiwania utraconych danych. Wreszcie, archiwizacja poczty e mail to łatwy sposób na zaoszczędzenie czasu pracowników – nie muszą poświęcać czasu na wyszukiwania wiadomości i ich usuwanie, dzięki czemu codzienna praca staje się bardziej wydajna.

Ograniczenie ryzyka wycieku wiadomości e-mail

Archiwizacja poczty e mail to doskonała ochrona przed utratą danych na skutek wycieku. Wiadomości e-mail nierzadko są tracone z powodu błędów technicznych lub przypadkowego usunięcia przez pracowników. Dzięki archiwizacji poczty i dokumentów możliwe jest niemal całkowite wyeliminowanie ryzyka utraty danych, które należy chronić.

Ponadto dzięki procesowi deduplikacji w skrzynkach pocztowych eliminowane są powtarzające się dane – np. załączniki, które znajdują się w kilku kopiach w różnych wiadomościach. W skrajnych przypadkach zaawansowane funkcje kompresji i deduplikacji zmniejszają wymaganą ilość miejsca na dysku w archiwum nawet o 50%

Zachowanie wiadomości e-mail w archiwum do celów dowodowych

Archiwizacja poczty elektronicznej pozwala na zapewnienie spójności ze zgodnością i wymaganiami zbierania elektronicznych materiałów dowodowych. Jest zabezpieczeniem prawnym – w odpowiednio przygotowanym i utrzymywanym archiwum wiadomości e-mail są przechowywane bezpiecznie, a jednocześnie są dostępne natychmiast, jeśli zachodzi potrzeba ich odzyskania.

Warto jednak pamiętać, że aby skutecznie przechowywać wiadomości w archiwum do ewentualnych celów dowodowych, należy wybrać odpowiednie do tego narzędzia, które zapewnią maksymalne bezpieczeństwo danych – może być to chmura lub serwer poza siedzibą firmy.

Kontrola jakości poczty wychodzącej z firmy do klientów

Oprogramowanie do archiwizowania poczty pomaga też kontrolować jakość komunikacji, która wychodzi z firmy do klientów i partnerów biznesowych. Wiadomości e-mail mogą zostać łatwo i szybko wyszukane i skontrolowane, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.

Dodatkowo łatwy dostęp do archiwów zwiększa produktywność całej organizacji – również działu IT, który nie będzie angażowany w wykonywanie poszczególnych czynności dla konkretnych pracowników. Wystarczy jedno kliknięcie, aby odzyskać lub przywrócić zarchiwizowane wiadomości bez czasochłonnego procesu odzyskiwania ich z kopii zapasowej. Przywracanie danych z archiwum jest szybsze i łatwiejsze, ponieważ obciążenie serwera poczty danymi ulega obniżeniu.

Archiwizacja poczty e-mail – komu polecamy?

Tak naprawdę archiwizować pocztę e-mail powinien każdy użytkownik Internetu, który regularnie wysyła e-maile. W firmach ma to jednak jeszcze większe znaczenie, szczególnie jeśli organizacja korzysta z takiego rodzaju komunikacji, współpracując z klientami.

Poczta e-mail jest jedną z głównych lokalizacji wielu kluczowych informacji w przedsiębiorstwie, a treści i załączniki przekazywane w ten sposób, nie są przechowywane w żadnych innych miejscach. Poczta e mail stanowi więc ich jedyną lokalizację. Archiwizowanie poczty elektronicznej nie tylko w programie Outlook jest bardzo ważne w szczególności dla takich jednostek jak dział IT, ponieważ pomaga zmniejszyć zapotrzebowanie na pamięć masową, jak i obciążenie serwera pocztowego i koszty eksploatacji.

Należy jednak pamiętać, że zarchiwizowana poczta to wciąż niepełne rozwiązanie. Potrzebny jest również jej backup. Archiwum poczty elektronicznej jest częścią planu tworzenia kopii zapasowych i powinno być zabezpieczone na wypadek awarii systemu. Służbowe maile pracowników nie powinny być usuwane – celem kopii zapasowych archiwum jest ochrona ważnych danych, aby w razie potrzeby można było je odtworzyć. Celem archiwizacji jest natomiast przechowanie e maili przez długi czas w formie wiernej oryginałowi, łatwej do odnalezienia i cały czas dostępnej.

Archiwizacja poczty pracownika a kwestie RODO

Aby zapanować nad tysiącami wiadomości e mail, które znajdują się w skrzynkach pocztowych pracowników, potrzebne są przede wszystkim odpowiednie procedury. Powinny one zawierać okresy retencji wiadomości e mail, a także zbudowanie świadomości pracowników w tym zakresie, włączając w to dbanie o przestrzeganie ustalonych terminów w codziennej pracy.

Główną zasadą RODO, dotyczącą przechowywanie i archiwizowania e maili jest to, aby nie przechowywać żadnych niepotrzebnych danych i aby na bieżąco je przeglądać i aktualizować: „Dane osobowe muszą być (…) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane” (Art. 5 ust. 1 o RODO).

Przez służbowe skrzynki pracowników przepływa duża część informacji, w tym danych osobowych. Należy więc pamiętać, że pracownik wykonujący obowiązki służbowe nie traci prawa do poszanowania prywatności i przy postępowaniu z takimi środkami komunikacji jak indywidualna skrzynka e-mail trzeba brać pod uwagę również prawa i interes pracownika. O ile w czasie, gdy jest on zatrudniony, ma dostęp do swojej skrzynki do swojej dyspozycji i może usuwać niechciane lub nieistotne wiadomości (nawet gdy znajdują się na serwerze w chmurze), problem może pojawić się w związku z zakończeniem zatrudnienia.

Po zakończeniu współpracy z pracownikiem z perspektywy RODO należy przyjąć, że jego poczta w domenie firmy zawiera jedynie treści związane z realizacją obowiązków służbowych. Dlatego przed zakończeniem współpracy to pracownik powinien przeprowadzić segregację wiadomości i przekazać ważną korespondencję osobie, która przejmie jego obowiązki. Osoba opuszczająca organizację powinna też zostać poinformowana, czy i jak długo będzie przechowywany backup jej służbowej skrzynki pocztowej.

Zabezpiecz i zarchiwizuj pocztę w firmie razem z Cloud4You

W Cloud4You stawiamy na indywidualne podejście do każdego klienta. Nasza usługa Archiwum E-mail oparta jest na oprogramowaniu Mailstore. Takie rozwiązanie jest wygodne i korzystne dla klienta – klient nie musi inwestować w infrastrukturę i serwery i płaci tylko za faktycznie zużyte zasoby w ramach usługi.

Gwarantujemy bezpieczną, całkowicie bezproblemową i w pełni skalowalną archiwizację dostosowaną do Twoich własnych potrzeb biznesowych. Archiwum E-mail obsługuje wszystkie systemy i formaty plików i dodatkowo zapewnia elastyczne metody archiwizacji.

Dostępna jest również funkcja automatycznego usuwania zawartości skrzynek pocztowych po ich zarchiwizowaniu. Archiwum może być synchronizowane bezpośrednio z klientem (Active Directory lub LDAP). Dane zachowują poufność, a łatwy i szybki dostęp dzięki integracji z programem Microsoft Outlook do nich ma każda z uprawnionych do tego osób.

Archiwum E-mail to usługa, dzięki której wszystkie skrzynki pocztowe w obrębie Twojej firmy zostaną bezpiecznie i zgodnie z RODO zarchiwizowane w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Użytkownicy wciąż będą mieli do nich dostęp – zarówno poprzez program pocztowy Microsoft Outlook, jak i urządzenia mobilne.

Dzięki temu Twoja firma zredukuje czas i koszty archiwizacji e-mail – model licencjonowania SaaS (Software as a Service) to obecnie jeden z najwygodniejszych – koszty miesięczne oparte są na zużyciu zamiast wysokich kosztów inwestycyjnych. Nie musisz kupować żadnego dodatkowego sprzętu. W Cloud4You zaprojektujemy oprogramowanie całkowicie zgodne z Twoimi wymaganiami. Zainteresowany? Zapraszamy do kontaktu!